 Шановні колеги архівісти та ветерани архівної справи прийміть найщиріші вітання з нагоди професійного свята - Дня працівників архівних установ. Українці заслужено пишаються давніми традиціями поваги до письмової спадщини. Ще з часів Володимира Великого, Ярослава Мудрого, Богдана Хмельницького наші предки розуміли значення слова, дбайливо зберігаючи безцінні документовані свідоцтва життя народу.
24 грудня відзначають своє професійне свято – День працівників архівних установ, архівісти Теофіпольщини. В Указі Президена України від 30 жовтня 1998 року зазначено: «Враховуючи значний внесок архівних установ України у розвиток вітчизняної науки та культури в інші сфери життя суспільства, необхідність подальшого вдосконалення архівної справи та на підтримку ініціативи працівників архівних установ, встановити в Україні професійне свято – День працівників архівних установ, який відзначати щорічно 24 грудня».
Можливо у декого із пересічних громадян архіви асоціюються з «тихою заводдю», де на полицях сховищ лежать стародавні документи, а біля них пораються сивочолі архіваріуси.
Насправді це не так, сьогоднішній архів – це велика, складна, багатопрофільна галузь, яка за своїм призначенням є важливим інформаційним, культурно-освітнім закладом, джерелом задоволення наукових, культурних, тематичних, соціально-правових потреб громадян.
Архіви – пам'ять народу, глибоке коріння його історії. Тут зберігаються документи свідки минувшини та сьогодення.
Зберігаючи документальні джерела різних часів і періодів як органів влади, підприємств, установ, організацій краю різних форм власності, архівісти дбають про постійне поповнення Національного архівного фонду України місцевими матеріалами.
Щодня до архіву району звертаються громадяни за довідками, копіями, архівними витягами для вирішення своїх нагальних проблем – земельних, майнових, приватизаційних, уточнення членства в господарствах, реабілітації членів родини тощо.
Архівне життя досить багатогране, цікаве й непросте, наповнене щоденними турботами та проблемами. А турбот у архівістів дійсно вистачає. Адже необхідно впоратися з фондами у сховищах, здійснити ремонт та реставрацію документів, задовільнити запити юридичних та фізичних осіб і ще багато-багато інших питань. І так щодня.
Завдяки щоденній самовідданій праці архівістів інтелектуальна скарбниця нашої нації зберігається та примножується, зміцнюючи нерозривний зв'язок минулих і майбутніх поколінь.
У лютому місяці 2015 року архівний відділ отримав нове приміщення за адресою вул. Богдана Хмельницького 9, де зроблено хороший євроремонт та встановлено пластикові вікна та двері, в архівосховищі двері металеві.
Збільшилась площа приміщення, яка становить: архівосховище - 56 м.кв.,робочий кабінет - 14 м.кв. та читальний зал площею - 10 м.кв. на 4 місць.
В 2015 році архівним відділом проводився огляд установ, закладів культури на краще забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства. В огляді приймали участь: відділ культури Теофіпольської райдержадміністрації, Теофіпольський районний будинок культури, Теофіпольська дитяча музична школа, Теофіпольська дитяча художня школа, Теофіпольська центральна районна бібліотека, Теофіпольська міська бібліотека, Теофіпольська районна бібліотека для дітей, Базалійська міська бібліотека для дорослих та Базалійська міська бібліотека для дітей. Усі вони розробили індивідуальні номенклатури справ на 2015 рік, історичні довідки, інструкції з діловодства, положення про архівний підрозділ та положення ЕК, накази до них. А також 35 сільських бібліотек району розробили індивідуальні номенклатури справ на 2015 рік та передмови до номенклатури справ. За результатами огляду кращим із установ закладів культури відзначено Теофіпольську центральну районну бібліотеку директор - Рудик Світлана Анатоліївна, яка нагороджена подякою Державного архіву Хмельницької області.
Нині в архівному відділі Теофіпольської районної державної адміністрації на стелажах, що сягають 180 погонних метрів, зосереджено 104 фонди періоду 1960-2015 років та 11606 справ Національного архівного фонду на паперовій основі, а також 2915 документів на нетрадиційних носіях: фото-, фоно-, відеодокументів про найважливіші події історії та сьогодення рідного краю.
У 2015 році прийнято на державне зберігання документи 15 фондів в кількості 886 справ. Прийнято фотодокументів в кількості 1 од.зб. з 59 од.обл.; відеодокументів 1 од.зб. з 12 од.обл. та фонодокументів 1 од.зб. з 7 од.обл.
Прийнято вперше та схвалено на ЕПК документи новоствореного фонду №142 особового походження 8 од.зб. 105 документів Лебединського Віктора Омельяновича – голови районної організації ради ветеранів України, складена історична довідка та передмова до фонду, документи погоджено на ЕПК в Хмельницькому Державному архіві протокол №14 від 12.11.2015 року.
Схвалено на ЕПК Держархіву Хмельницької області описи постійного зберігання управлінської діяльності в кількості 729 од.зб., документи особового походження 8 од.зб., 105 документів, фотодокументи 59 од.обл., фонодокументи 7 од.обл., відеодокументи 12 од.обл.
Погоджено на ЕПК Держархіву Хмельницької області
- 74 номенклатур справ;
- 6 історичних довідки;
- 4 інструкції з ведення діловодства;
- 8 положення ЕК;
- 8 положення архівного підрозділу;
- 10 описів справ з особового складу на 1039 справ;
- 2 описи справ погосподарських книг 283 од.зб.;
- 10 описів справ з нотаріальних дій 45 справ;
- 6 актів про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ в кількості 5596 справ.
Методична допомога надавалась установам, організаціям, які в 2015 році упорядковували і передавали документи на державне зберігання. Це допомога в складанні інструкцій з ведення діловодства, положення про архівний підрозділ, номенклатури справ, описів документів, оформленні документів.
А також, надавалась допомога Теофіпольській районній виборчій комісії, 2 селищним, 22 сільським виборчим комісіям щодо складання номенклатур справ з чергових виборів депутатів місцевих рад та сіль сільських, селищних, міських голів 25 жовтня 2015 року та було погоджено на ЕПК 25 номенклатур справ, протокол №13 від 09.10.2015 року.
Архівним відділом було розміщено на сайті Теофіпольської районної державної адміністрації інформацію щодо діяльності архівного відділу в 2015 році та інформацію, щодо проведення огляду установ, закладів культури на краще забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства.
В травні 2015 року підготовлено виставку документів та фотодокументів до 70-річчя Великої перемоги над нацизмом у другій світовій війні під назвою «Пам´ятаємо-перемагаємо» та в серпні до 24- річниці Незалежності України під назвою «Від подиху століть до сьогодення».
Кількість виданих одиниць зберігання якими користувались у читальному залі становить 85 справ, користувачів 13 чоловік.
Протягом 2015 року в архівний відділ надійшло 155 запитів, із них 76 тематичних в тому числі 2 з негативною відповіддю, виконано 79 запитів соціально-правового характеру в тому числі 14 з негативною відповіддю.
Кількість звернень від громадян розглянутих на особистому прийомі 110 звернень.
Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу за 2015 рік становить 25 запитів.
В 2015 році було підготовлено і опубліковано статтю в районній газеті «Життя Теофіпольщини» №106-107 від 18 грудня 2014 року, «Наше завдання – берегти історію краю» та статтю за №51-52 від 25 червня 2015 року, «Проводиться огляд». А також, розміщено 2 інформації про роботу архівного відділу на сайті Теофіпольської райдержадміністрації.
Без минулого немає майбутнього, а історична пам´ять дбайливо зберігається і передається із покоління в покоління в надійних руках архівістів, які створюють всі умови для збереження, примноження і використання безцінного джерела правдивої інформації ім'я якому - Національний архівний фонд України.
Архівний відділ
Теофіпольської райдержадміністрації
| 
